【ノーコードで実現】様々なアプリの情報をGoogle Chatへ自動で通知する方法

データベース/CRMの更新情報をGoogle Chatへ自動通知する

Google スプレッドシートに新しい行が追加されたり、Salesforceに新しいリードが登録されたりしたタイミングで、その情報をGoogle Chatへ自動で通知する仕組みを構築できます。
営業担当者への迅速な情報共有や、プロジェクトメンバーへの進捗報告などを自動化でき、チーム全体の連携強化や対応漏れリスクの削減につながりますね！

ストレージサービスへのファイル追加をGoogle Chatへ自動通知する

OneDriveやMicrosoft SharePointといったオンラインストレージに新しいファイルがアップロードされたことを検知し、ファイル名やフォルダパスなどの情報をGoogle Chatに自動通知します。
チームで共有しているファイルが更新された際に即座に関係者へ知らせることができるので、共同作業がよりスムーズに進みます。ファイル確認のための連絡の手間を削減できますよ！

Gmailの特定メール受信をGoogle Chatに自動通知するフローを作ってみよう

ここでは例として、「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」という自動化フローの作成手順を解説します。
この設定を行えば、例えば「重要」や「至急」といったキーワードを含むメールを受信した際に、自動で指定したGoogle Chatのスペースに通知が届くようになります。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびGoogle Chatのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:GmailとGoogle Chatのマイアプリ連携

1. Gmailの登録方法

Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックしましょう。
検索窓が表示されるので、Gmailを検索してください。

下記画面が表示されるので、「Sign in with Google」ボタンをクリックします。

次の画面で、アカウントを選択し、その後表示される画面で「続行」をクリックしてください。

これで、Gmailのマイアプリ連携完了です！

2. Google Chatの登録方法

続いて、再びマイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックし、Google Chatを検索しましょう。

Google Chat（OAuth）の新規登録画面が表示されるので、Client IDとClient Secretを入力し「登録する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらのページをご確認ください。

〈注意事項〉
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらをチェックしてください。

‍ステップ2:テンプレートのコピー

これからいよいよフローを作成していきます！
Yoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてください。

以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です！
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう。

ステップ3:Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動するトリガーの設定

まずは、Gmailアイコンの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてアプリトリガーの設定をしていきます！

次に表示されるページは、設定済みです。
Gmailと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら、「次へ」をクリックしましょう。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかを選択することが可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にして使用することをおすすめします！
※注意事項：プラン内容により、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点はご注意ください。

ここで設定したキーワードが含まれたメールを自動でGoogle Chatへ通知できます。
用途に合わせて、キーワードを設定しましょう！

起動間隔とキーワードの設定が完了できたら、Gmailにテスト用のメールを送信しましょう。
（送信するメールの本文に先ほど設定したキーワードを必ず入れましょう！）

Yoomの画面に戻ったら、テストボタンをクリックしてください。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
※参照：アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。

ステップ4:Google Chatにメッセージを送信する

次は、Google Chatアイコンの「メッセージを送信」という項目を設定していきましょう！

次のページも設定済みのため、Google Chatのアカウント情報に誤りが無いか確認し、次のページに進みましょう。

スペースのリソース名は、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。

メッセージの内容は、デフォルトで設定されています。
この設定により、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら「本文」を自動取得し、Google Chatへ自動で通知することができますよ！
メッセージ内容を自由に編集してご使用ください。

設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
Google Chatに通知が届くので、内容を確認し問題無ければ「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5:トリガーをONにする

すべての設定が完了したら、フローをON（有効化）にして、実際にGmailで条件に合うメールを受信してみましょう。
指定したGoogle Chatスペースに通知が届けば設定完了です！

Google Chat連携のさらなる自動化テンプレート事例

Google Chatへの通知自動化は、メールやデータベース連携以外にも様々なシーンで活用できます。
ここでは、Google Chatを使ったさらに便利な自動化テンプレートの具体的な例をいくつか紹介していきます。ご自身の業務に合わせて、ぜひ活用してみてください。

まとめ

この記事では、Gmail、Outlook、Google スプレッドシート、Salesforce、各種ストレージサービスなど、様々なアプリケーションからの情報をGoogle Chatへ自動で通知する方法について解説しました。
手動での情報共有には、手間がかかるだけでなく、遅延や見落としといったリスクがつきものです。
Yoomのテンプレートを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、これらの通知プロセスを簡単に自動化できます。
<span class="mark-yellow">「特定のメールを受信したら通知」「データベースが更新されたら通知」「ファイルがアップロードされたら通知」といった設定により、重要な情報をスピーディーにチーム内に共有し、スムーズな対応や円滑な連携を実現できそうですね！</span>

今回ご紹介したテンプレート以外にも、Yoomでは様々な業務を自動化するためのテンプレートが用意されています。
Google Chatへの通知自動化をきっかけに、日々の定型業務を見直し、さらなる効率化を目指してみませんか?
まずは気になるテンプレートを選んで、その効果を体験してみてくださいね！

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