【ラクラク設定】Asanaのタスク更新をMicrosoft Teamsに通知する方法

Asanaの特定タスク情報を抽出してMicrosoft Teamsに自動で通知する

<span class="mark-yellow">Asanaのタスク情報の中から、更新内容や担当者、期日といった特定のデータだけを抽出してMicrosoft Teamsに通知する</span>フローです。必要な情報だけを簡潔に共有することで、メッセージの確認時間を短縮し、重要なポイントを見逃しにくくします！

Asanaのタスク情報を翻訳・加工してMicrosoft Teamsに自動で通知する

<span class="mark-yellow">Asanaで更新されたタスクのコメントや説明文を、例えば英語から日本語へ自動翻訳したり、タスクの優先度に応じて通知メッセージの形式を変更したりした上でMicrosoft Teamsに通知する</span>ことも可能です。
グローバルチームとの連携や、情報の重要度に応じたコミュニケーションを効率化します！

Asanaのタスク更新をMicrosoft Teamsに自動通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Asanaでタスクが更新された際に、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• AsanaとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
•  Asanaのトリガー設定と分岐設定、Microsoft Teamsのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：AsanaとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
既に各アプリのマイアプリ連携が済んでいる方は、次のステップに進んでください！

【Asanaのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にAsanaと入力し、Asanaをクリックしましょう。

Asanaに登録しているメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。

次の画面でパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

以上でAsanaのマイアプリ連携は完了です！

‍【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】

先ほどと同様に、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。

右上の検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsを選択します。

以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター

これで、Microsoft Teamsの連携は完了です。

マイアプリにAsanaとMicrosoft Teamsが表示されていたら、次のステップに進みましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Asanaのトリガー設定

最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」を選択し、次に進みましょう！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定画面が表示されます。

まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。

「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、以下の画像のように入力バーをクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
このアウトプットは、次の設定で活用します。

問題がなければ、「保存」をクリックします。これで、Asanaのトリガー設定は完了です！

ステップ4：分岐の設定

ここでは、「作成か更新かを判別」する分岐アクションの設定をします。

次に進む前に、以下をご確認ください。
※分岐オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※分岐についての詳細は、こちらのページをご確認ください。

まずは、以下の赤枠をクリックしましょう。

次の画面で、分岐対象のアウトプットを指定していきます。
今回は「オペレーション」を『特定のデータベースのページが作成・更新されたら』、「取得した値」を『タスク作成日時』と設定します。
オペレーションや取得した値の項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。

今回のフローでは、分岐条件は『「アウトプット：作成日時」が【最終更新日時】と等しくなれば分岐する』ように設定を行っていきます。
※下記画像の設定では、タスクの作成日と最終更新日が等しい条件で、タスクの作成と更新を判別しています。

設定が完了したら、「保存する」をクリックします。これで分岐の設定が完了です！

ステップ5：Microsoft Teamsのアクション設定

最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！

以下の画面が表示されたら、連携するアカウントを確認しましょう。タイトルを任意で修正し、アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！

次に、API接続設定の画面で「チームID」と「チャンネルID」を入力しましょう。
以下の画像のように欄をクリックして表示される候補から該当するものをクリックしましょう。

続いて、Microsoft Teamsに通知するメッセージを設定します。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される「取得した値」と「任意の文章」を組み合わせて入力しましょう。自由にカスタマイズしてくださいね。
※入力する際は、入力欄下の注釈を参照して入力してください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト成功と表示されたら、Microsoft Teamsの画面に移り、実際に通知されているか確認をしましょう。

‍

無事に通知されましたね。Yoomの画面に戻り、「保存」をクリックしましょう！
以上がAsanaでタスクが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する方法でした！

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

AsanaやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例 

他にも、AsanaやMicrosoft Teamsを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Asanaを活用したその他の自動化例

Microsoft Teamsを活用したその他の自動化例

まとめ

AsanaとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク更新の周知や情報共有にかかる時間と手間を削減し、コミュニケーションの漏れや認識の齟齬といったリスクも低減できます。</span>

これにより、チームメンバーはタスクの進捗確認や報告作業から解放され、より創造的で生産性の高いコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してくださいね。

この機会にぜひ、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！