Notionでステータスが変更されたら、Gmailでメールを送付する
Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時に自動通知が必要な方やGmailを使用してチームメンバーやクライアントに迅速に情報を共有したいビジネスパーソンにおすすめです。
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業務の効率化を考えたとき、情報共有の手間は大きな課題の一つと言えるでしょう。
特に営業の数値管理、全国に支店を持つ企業の統括などでは、最新の情報をタイムリーに共有することが求められますよね。
しかし、手作業でメールを作成し送信するのは面倒で、抜け漏れのリスクもあります…
そんな課題を解決するのが、NotionとGmailの連携です。
Notionでページが作成・更新された際に、自動でGmailを送信できれば、関係者へスムーズに情報が伝わり、業務がスムーズになります。
他にも、Gmailの受信内容をNotionに自動追加できるため、転記作業の負担軽減にも役立ちますよ！
本記事では、この仕組みを簡単に実装する方法をご紹介します。
<span class="mark-yellow">Gmailをメインの連絡手段としている方や、業務の自動化を目指している方にも役立つ内容なので、ぜひ参考にしてください！</span>
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にNotionとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめNotionとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
GmailとNotionlのAPIを連携すれば、NotionのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにNotionとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方や、Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方におすすめのフローです。
Notionでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時に自動通知が必要な方やGmailを使用してチームメンバーやクライアントに迅速に情報を共有したいビジネスパーソンにおすすめです。
定期的な通知やアラートを効率的に送信したいと考えている方や業務の自動化を進めたいと考えているチームリーダーや管理者の方におすすめです。
それでは、さっそく実際にNotionとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでとの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はNotionでページの作成・更新がされたら、Gmailでメールを送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
Yoomにログインし、画面左側の「マイアプリ」をクリックします。
続いて、画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にNotionと入力しましょう。
Notionのアクセス画面になるので、ページを選択するをクリックします。
アクセス許可の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れて「アクセスを許可する」をクリックします。
「認証中」と読み込まれ、Yoomのマイアプリ画面が表示されたらマイアプリ登録完了です。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
このステップではNotionでのページの作成・更新をYoomのAPIが検知し、その内容を元にGmailを送信するための設定を進めます。
実際にフローボットの操作を行いましょう。
まず以下の画像の赤枠内「ページが作成または更新されたら」をクリックしましょう。
続いて連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するNotionのアカウントで間違いないかを確認し「次へ」をクリックします。
次の画面では起動間隔を設定します。
起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できるので、任意の時間を選択し「テスト」をクリックしましょう。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回アカウント連携したNotionから必要なデータが取得できたら「テスト成功」となります。
テストの成功確認後に「保存する」をクリックしましょう。
以下の赤枠の「メールを送る」をクリックします。
続いて以下の画面のように、メールの設定画面が表示されます。
今回連携するGmailのアカウントで間違いがないことを確認し、内容に従って入力を進めましょう。
次に、実際に送信するメールの内容を入力していきます。
「From」欄は候補から選択可能です。
「差出人の名前」は未入力時には、送信者のアドレスが表示されます。
「To」「CC」「BCC」は任意のメールアドレスを手動で入力します。
最後に、実際に送信するメール文章を作成します。
「相手先のメールアドレス」同様に「件名」や「本文」もアウトプットを活用しながら設定することで、送信先に応じた文章を作成することができます。
最後に「メール送信テスト」を行い、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回はNotionからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
手動でのメール転記作業に時間を取られているビジネスパーソンやGmailで重要なメールを効率的に管理したい方におすすめです。
領収書データをOCRで読み取るため、正確にデータを登録できます。
手作業でのデータ入力が不要になり、作業時間を短縮できますよ！
NotionやGmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
リードや予定情報をNotionに自動的に追加可能です。
Notionのページ作成や更新、ステータスの更新をトリガーに、チャットツールに通知できます！
特定の条件に合うメールをGmaiで受信した際に、チャットツールに通知可能です！
Zoomウェビナー終了後やGoogleフォーム回答後に、該当する方へGmailでメールを送信できます。
NotionとGmailの連携により、情報共有の手間とミスを大きく削減することができます！
特に、Notionのページ作成と更新をトリガーにGmailにページ内容を通知する自動化は、手作業による通知の手間から解放されますよ！
これにより、<span class="mark-yellow">Gmail上でNotionのページ内容を確認できるため、システム間の移動も減らせます。</span>
他にも指定日時にNotionのデータをGmailで通知する自動化もあるので、定期的にNotionのデータを確認することも可能です！
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
Gmailで通知する手間や共有ミスを防ぎたい方は、ぜひこの記事を参考にしてくださいね！
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