楽楽販売・Misoca・Outlookを連携して、楽楽販売でステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する方法

ステップ1:楽楽販売、Misoca、Outlookをマイアプリ連携

はじめに、楽楽販売、Misoca、OutlookをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、楽楽販売、Misoca、Outlookを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜楽楽販売の場合＞

・APIトークンを生成し、下記画面でアカウント名とアクセストークンを入力します。
「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※「SSLクライアント認証」をご利用されている方は、クライアント証明書ファイルとクライアント証明書ファイルパスワードも設定してください。
※YoomのIPアドレスは、こちらで確認できます。

※楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜Misocaの場合＞

・ログインをし、「承認」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Outlookの場合＞

・アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

3.楽楽販売、Misoca、Outlookを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなる楽楽販売の設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローでは楽楽販売でステータスが更新されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】楽楽販売でステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信す」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 自動処理設定でhttp送信を実行したら」をクリックします。

3.楽楽販売と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.WebhookURLを楽楽販売に設定し、テストを行います。
成功したら、アウトプットにレコードのキー項目IDを追加して保存します。
※WebhookURLの設定方法とアウトプットに項目を追加する方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

5.「アプリと連携する レコードを取得」をクリックします。

6.楽楽販売と連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.ドメイン、アカウント名、DBスキーマID、レコードのキー項目IDを設定し、テストを行います。
※レコードのキー項目IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「自動処理設定でhttp送信を実行したら」から、1つ前のオペレーションで取得した項目を設定します。

8.テストが成功すると、アウトプットに楽楽販売から取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。（下記画像では、テスト前のため、楽楽販売の項目が表示されていません）

9.「コマンドオペレーション コマンドオペレーション」をクリックします。
※この設定により、楽楽販売の情報が更新された際に、ステータスに変更があったかを判別します。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプラン以上の有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

10.分岐対象のアウトプットと分岐条件を設定し、保存します。
※オペレーションに「レコードを取得」、アウトプットに楽楽販売でステータスを管理する項目を設定します。
※分岐条件は、左枠にアウトプットが自動反映されます。右枠は、請求書の作成を行うステータスを設定します。

ステップ3:Misocaの設定

次に、Misocaで請求書を作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する 特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」をクリックします。

2.Misocaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.取引先IDを設定し、テストを行います。

4.テストが成功したら保存します。

5.「アプリと連携する 送り先情報の取得」をクリックします。

6.Misocaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.取引先IDを設定し、テストを行います。
※取引先IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

8.テストが成功したら、アウトプットに送り先情報の詳細が表示されます。
問題がなければ保存します。

9.「アプリと連携する 請求書を作成」をクリックします。

10.Misocaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

11.請求書に入力する項目を設定します。
※請求日などの日付に関する項目は、枠をクリックして表示される「日付」から選択することもできます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、設定した日付を動的に反映できます。（今日を設定すれば、このフローが起動した日付が自動で反映されます）
※送り先情報を入力する項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」や「送り先情報の取得」から設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、顧客ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※楽楽販売の内容を反映させたい項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得」から設定します。

12.テストを行い、成功するとMisocaで請求書が作成されます。
問題がなければ保存します。

13.「アプリと連携する 請求書PDFを取得」をクリックします。

14.Misocaと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

15.請求書IDを設定し、テストを行います。
成功すると、アウトプットにPDFファイルが取得されます。
問題がなければ保存します。
※請求書IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「請求書を作成」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

16.「データを操作・変換する ファイル名の変換」をクリックします。

17.変換後のファイル名を設定し、保存します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※変換後のファイル名には、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットから、これまでに取得した項目を設定することもできます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、請求書ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※データを操作・変換するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページで解説しています。

ステップ4：Outlookの設定

最後に、Outlookで請求書を送付する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Outlookと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.メール内容の設定を行います。
※宛先は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「送り先情報の取得」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより顧客ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※件名と本文は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットから、ここまでに取得した項目を設定することもできます。（値は二重括弧で表示されます）
※添付ファイルはデフォルトで設定されています。

4.続く画面でテストを行い、成功すると指定した宛先にメールが送信されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、楽楽販売でステータスが更新されるたびに、Misocaで請求書が自動作成され、Outlookで送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Misocaを使ったその他の自動化例

他にもMisocaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Misocaで請求書ステータスが請求済みになったらMicrosoft Excelに追加する

Misocaで請求書ステータスが請求済みになった際に、Microsoft Excelにデータを自動追加できます。
この連携により、Microsoft Excelへの手動登録の手間が削減され、業務効率が向上するでしょう。

2.Misocaで見積書が作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

Misocaで見積書が作成されると、Microsoft Teamsに自動通知できます。
この連携により、手動による通知作業を削減でき、通知漏れやタイムラグを防止できるでしょう。

3.Google DriveにアップロードされたファイルをもとにMisocaで見積書を作成する

Google Driveにアップロードされたファイルをもとに、Misocaで見積書を自動作成できます。
この連携により、見積書の作成時間が短縮し、顧客対応の迅速化が期待できます。

まとめ

楽楽販売でのステータス更新にあわせて、手動で請求書を作成し送付する業務は、時間がかかりミスが発生するリスクがあります。
さらに、人的リソースを有効に活用することが難しくなります。
楽楽販売、Misoca、Outlookを連携すれば、手動による請求書関連の作業が削減され、正確で効率的な業務プロセスが実現するでしょう。
それにより、人的リソースの最適化も期待できます。
楽楽販売、Misoca、Outlookの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
専門的知識も不要なため、この機会に請求書の作成・送付作業を自動化してみてください。