SmartHRの情報から在籍証明書をGoogleドキュメントで発行しTelegramに自動で通知する方法

SmartHRは、企業の従業員管理を効率化するために役立つツールです。入社手続きや勤怠管理、各種書類作成を簡略化することで、管理業務の負担を軽減するサポートを行います。
一方で、在籍証明書の発行依頼は突発的に発生する場合が多く、状況によっては早急な対応が求められることもあります。
本記事では、SmartHRとTelegramを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

SmartHRとTelegramをそれぞれ連携して、担当者の業務負担を軽減したいと考えている方
Telegramを業務連絡に活用しており、SmartHRとの連携を検討している方
在籍証明書の発行業務に時間や手間がかかり、改善を検討している人事担当者

SmartHRとTelegramの連携のメリットと具体例

メリット1:迅速な対応が可能に

在籍証明書の発行依頼は、従業員にとって急を要するケースが少なくありません。
特に、住宅ローンの申し込みや転職先への提出、各種資格申請など期日が迫っている状況では、迅速な対応が求められます。
人事部での証明書発行が従来の手作業で行われている場合、他の業務に追われている人事担当者がスムーズに対応できないケースがあります。
このような状況では、従業員が発行手続きについて問い合わせを行ったり、受け取りに時間をかける必要が出てくることがあります。
アプリ連携を活用することで、SmartHRの情報を基に在籍証明書を自動発行し、Telegramで通知します。
これにより、迅速に証明書が発行され、従業員はすぐに在籍証明書を受け取れるようになります。
出張中の従業員が急遽証明書が必要になった場合でも、場所を選ばずに迅速に受け取ることができるようになります。
さらに、在籍証明書を迅速に発行できるようになることで、従業員の利便性が向上し、職場環境への満足度アップにつながる可能性があります。

メリット2:ヒューマンエラーの抑制

手作業で在籍証明書を発行する場合、人事担当者は人事システムから必要な情報を抽出し、それを証明書フォーマットに手入力する必要があり、入力や転記の際にヒューマンエラーが起きる可能性があります。
特に、月末や月初のように人事異動が集中する時期や、複数の部署から依頼が一斉に届く場面では、確認作業が増え、注意が散漫になることでミスのリスクが高まる恐れがあります。
自動化により、生成された証明書が発行されるとTelegramを通じて従業員に自動で通知が送信されます。
これにより、手入力や転記作業が削減されることでヒューマンエラーが発生する可能性を抑制できるようになるでしょう。
手作業による入力ミスや転記ミスが減ることで、在籍証明書の記載内容がより正確になり、結果として従業員からの問い合わせや修正作業の必要性が軽減される可能性があります。
さらに、Telegramへの自動通知により、通知漏れや誤った情報伝達といったミスが防げるようになるでしょう。

メリット3:担当者の負担軽減

在籍証明書を手作業で発行する場合、従業員からの依頼を受け付けた後、SmartHRなどの管理システムで必要な情報を確認し、それをもとに証明書を作成する必要があります。
特に、繁忙期や複数の従業員から同時に依頼がある場合には、これらの作業に時間を取られ、通常業務に支障をきたす恐れがあります。
アプリ連携により、自動的にSmartHRから必要な情報を取得し、在籍証明書を発行し、Telegramで通知まで行います。
これにより、担当者は手作業の負担から解放され、在籍証明書の発行や通知に費やしていた時間を削減できます。
また、これまで在籍証明書の発行に費やしていた時間を、新入社員のオンボーディングプログラムの改善や、従業員からの問い合わせ対応など、より付加価値の高い業務に充てることが可能になります。
さらに、Telegramによる自動通知により、個別の通知作業や問い合わせ対応の負担も軽減されます。
結果として、人事担当者の業務負担が軽減され、より重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【SmartHRの情報で在籍証明書を発行しTelegramに通知する】方法を説明します。

[Yoomとは]

SmartHR・Googleドキュメント・Telegramの連携フローの作り方

Chrome拡張機能を使用してSmartHRで従業員の情報をSmartHRのAPIを利用して受け取り、在籍証明書を発行し、Telegramの提供するAPIを用いてTelegramで通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

SmartHR・Googleドキュメント・Telegramをマイアプリ登録
SmartHRでChrome拡張機能を使ったトリガーの設定
Telegramで通知する設定
テストと確認

ステップ1:SmartHR・Googleドキュメント・Telegramとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はSmartHRとTelegramをそれぞれ検索して、登録していきます。

SmartHRのマイアプリ登録

まず、SmartHRから登録していきましょう。入力欄にSmartHRと入力するとSmartHRのアイコンが表示されます。
SmartHR(OAuth)のアイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
サブドメインを入力してください。
SmartHRの詳しいマイアプリ登録方法については、以下のリンク先を参照してください。
SmartHR(OAuth)のマイアプリ登録方法
入力が終わったら「追加」をクリックすると、SmartHRのマイアプリ登録は完了です。

Googleドキュメントのマイアプリ登録

Googleドキュメントも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックして、連携したいアカウントでログインしてください。
認証が終わったら、Googleドキュメントの認証は完了です。

Telegramのマイアプリ登録

最後にTelegramを検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
アカウント名は任意で設定してください。
また、アクセストークンはTelegramでボットを作成することで発行できます。
アクセストークンの詳しい発行方法についてはこちらを参照してください。
設定が終わったら「追加」をクリックしてください。

これで、SmartHR・Googleドキュメント・Telegramのマイアプリ登録は完了です。その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:SmartHRでChrome拡張機能を使ったトリガーの設定

1.まず、一番上の「従業員情報が更新されたら」のアイコンをクリックします。

2.今回はChrome拡張機能を使用します。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Chrome拡張機能はこちらからインストールできます。

3.SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「従業員ページから起動」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

4.起動ページのURLサンプルを設定してください。
なお、このURLはテスト用のもので、実際に実行する際にはChrome拡張機能を使用します。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

5.フローに戻ります。
次は「書類を発行する」のアイコンをクリックしてください。

6.Googleドキュメントと連携するアカウント情報を入力します。

7.雛形書類の連携を行います。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。

8.発行書類を設定します。格納先のGoogle DriveフォルダIDは入力欄をクリックすると、候補が表示されるので適宜活用してください。
出力ファイル名は、以下の画像のようにSmartHRから取得した情報から引用が可能です。下記のように設定すると従業員の名前を引用できます。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

9.置換条件の設定を行います。
雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。
「書類を発行する」の設定方法

10.各項目を設定していきます。
入力欄をクリックして、「従業員ページから起動」の欄から置換後の文字列を設定してください。

11.以下の画像のように設定すると、SmartHRから取得した情報をそのまま在籍証明書に引用できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Telegramで通知する設定

1.最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックしてください。

2.Telegramと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「メッセージを送信」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.チャットIDとメッセージ内容を設定します。
チャットIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、適宜活用してください。また、メッセージ内容の編集欄をクリックすると、GoogleドキュメントやSmartHRから取得した情報から引用できるので、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.これで、【SmartHRの情報で在籍証明書を発行しTelegramに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomを使えば、ノーコードで簡単に開始できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

SmartHRを使ったその他の自動化例

他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しSlackに通知するフローです。
今回紹介したフローは在籍証明書を発行した際にTelegramに通知していましたが、このフローではSlackに自動通知します。
これにより、担当者が個別に連絡する手間が省け、作業効率の向上が期待できます。

2.SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。
‍このテンプレートを活用することで、SmartHRで行われた従業員情報の変更が、自動的にMicrosoft Excelの従業員管理台帳に反映されます。
これにより、更新作業におけるヒューマンエラーを防ぎ、従業員データの正確性を保つことにつながるでしょう。

3.SmartHRが更新されたら、Google スプレッドシートも更新するフローです。
このテンプレートを活用することで、SmartHRで更新された従業員情報がGoogle スプレッドシートに自動的に反映されます。
これにより、Google スプレッドシートでチームメンバー全員が最新の従業員情報を確認できるようになるため、情報共有の手間が削減されます。

まとめ

SmartHR・Googleドキュメント・Telegramを連携することで、SmartHRで在籍証明書が発行された際に、Telegramに自動通知することができるようになりました。
これにより、在籍証明書の発行や通知作業をスムーズに行えるようになり、急な依頼にも迅速に対応できるようになるでしょう。
従業員情報を管理する際、手作業での記録やデータ整理に時間がかかりすぎていませんか？Yoomはノーコードで利用できるため、プログラミングのスキルがなくても簡単に操作でき、業務の効率化をサポートします。
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