■概要
従業員が新しく入社するたびに、Notionで情報を管理し、さらに即給にも同じ情報を手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。複数のツールに従業員情報を登録する作業は、時間的な負担になるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると、即給へも自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionと即給を利用し、従業員情報を手作業で二重に登録している人事労務担当者の方
- 従業員情報の管理や更新作業における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- 入社手続きに伴う定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報登録を起点として、即給への利用者登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になるので、入力情報の不備や登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionと即給をYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- オペレーションとして分岐機能を設定し、ページが新規作成された場合のみ後続の処理に進むように設定します
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションで即給の「利用者を登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ページが「作成された」時のみ処理を実行するのか、あるいは「更新された」時にも処理を実行するのかなど、条件を自由に設定することが可能です
- 即給に利用者を登録する設定では、Notionから取得したどの値をどのフィールドに反映させるか、運用に合わせて自由にマッピングしてください
■注意事項
- Notion、即給のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。