■概要
Notionで管理しているタスクや情報を、都度Outlookで関係者にメールで連絡していませんか？手作業での通知は手間がかかるだけでなく、転記ミスや送信漏れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース更新をトリガーに、Outlookのメール送信が自動化され、こうした連携の手間を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでの情報更新後、Outlookでのメール通知を手作業で行っている方
- Notionをタスク管理などで利用し、関係者への連絡を効率化したい方
- 手作業によるメールの作成や送信ミスを減らし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報が更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるメール作成時の宛先間違いや、Notionからの情報転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、連絡の正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、対象のデータベースを選択します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページのさらに詳細な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Notionから取得した情報を含んだメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先（To, CC, BCC）に任意のアドレスを設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前段のオペレーションで取得したNotionのページタイトルやプロパティ情報などを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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