フォームが送信されたら、Googleカレンダーで予定を作成してメールでリンクを送信する

■概要

Webフォームで受け付けた会議予約をカレンダーに登録し、案内メールを送る作業は手間がかかりますよね。
手作業での予定管理は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。
このワークフローならフォーム送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までを自動化でき、迅速かつ正確な対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応で、カレンダー登録とメール連絡を手作業で行っている方
• イベントや面談などの予約管理を効率化し、日程調整のミスをなくしたいと考えている方
• 手作業による顧客対応の遅れや漏れを解消し、サービス品質を向上させたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のカレンダー登録やメール作成が自動化され、これらに費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
• 日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. GoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能の「フォームが送信されたら」アクションを選択し、予定名や日時などを入力するフォームを作成します。
3. オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを選択し、フォームから取得した情報を基に予定を作成します。
4. オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを選択し、フォーム送信者や担当者へ予定のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、予定のタイトルや説明、開始・終了日時など、業務に応じた項目を設定してください。
• Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定してください。
  予定のタイトルや日時などの項目には、フォームから取得した値を埋め込むことができます。
• メール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームから取得した氏名などを本文に埋め込むことができます。

■注意事項

• GoogleカレンダーとYoomを連携してください。