フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信する

■概要

フォームで受け付けた予約をカレンダーに登録し、確認メールを送る作業は単純ながらに手間のかかりますよね。
これらを手作業で行えば、日程の入力ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGoogleカレンダーへの予定登録とメール送信が自動で完結します。
予定管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応で、日程調整や連絡に時間がかかっているご担当者の方
• Googleカレンダーとメールで顧客対応をしており、手作業での情報転記に非効率を感じている方
• 問い合わせ対応のプロセスを自動化し、対応の遅れや連絡漏れなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から予定登録、メール連絡までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 日時の入力間違いや宛先ミス、資料の添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. GoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. トリガーで「フォームトリガー」を選択し、問い合わせや予約を受け付けるためのフォームを作成します。
3. オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を元にカレンダーへ予定を登録します。
4. オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、フォームで取得したメールアドレス宛に資料のリンクなどを記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、会社名や氏名、予約日時といった受付項目を、業務内容に合わせて自由に設定してください。
• Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定してください。
  予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。
• メール機能で送信する通知の宛先や件名、本文は自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。

■注意事項

• GoogleカレンダーとYoomを連携してください。