Airtableから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

■概要

Airtableで管理している顧客情報をもとに会議の日程調整を行うことは多いものの、都度Googleカレンダーへ予定を登録し、会議URLをGmailで送信する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Airtable上の情報をトリガーに、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの案内メール送信までを自動化し、こうした日程調整業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableで顧客管理を行い、手作業で会議設定をしている営業担当者の方
• GoogleカレンダーとGmailを使った日程調整業務の効率化を目指す方
• 複数のSaaSを跨いだ手作業による入力ミスや連絡漏れをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableの情報からカレンダー登録、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた日程調整業務にかかる時間を短縮します。
• 手動での情報転記やメール作成が不要になるため、予定の登録間違いや会議URLの記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Airtable、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Airtableのページから顧客情報を取得できるよう設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議予定を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した会議URLを含む案内メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、会議のタイトルや説明欄にAirtableから取得した顧客名や会議の目的などを動的な値として設定できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Googleカレンダーで作成された会議URLを本文に自動で挿入できます。

‍■注意事項

• Airtable、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。