フォームが送信されたら承認依頼を送信して、承認後Notionに追加する

■概要

各種申請をフォームで受け付けた後、承認依頼の連絡や承認後のデータ管理を手作業で行っていませんか。このような定型業務は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で承認依頼が送付され、承認後にNotionのデータベースへ情報が追加されるため、申請から承認、データ管理までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた申請内容をNotionで管理しており、承認プロセスを効率化したい方
• 手作業による承認依頼の連絡やデータ転記に時間を要し、コア業務に集中できていない方
• 申請や承認に関する業務での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後の承認依頼からNotionへの情報追加までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記や確認作業が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、データベースとして利用するNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、作成した申請フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションを設定し、フォームで受け付けた内容をもとに承認依頼を送信します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認された申請内容を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する申請フォームの項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズできます。
• 承認依頼機能で送信する依頼メッセージには、フォームで取得した申請内容などの情報を変数として含めたり、定型文を設定したりすることが可能です。
• Notionのデータベースに追加する際、各項目にフォームの入力内容や承認結果といった情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりできます。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。