Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する

■概要

HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方
• フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方
• 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。

■注意事項

• HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。