■概要
Outlookで受信した予定変更のメールを確認し、都度手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけにAIがメール内容を解析して関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、面倒な転記作業から解放されて正確なスケジュール管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleカレンダーを併用し、予定の更新作業を効率化したい方
- メールでの予定調整が多く、手作業によるカレンダーへの反映漏れを防ぎたい方
- スケジュール管理にかかる時間を減らし、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からカレンダーの更新まで一連の作業が自動化されるため、スケジュール管理に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、日時の入力間違いや予定の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションで、メール内容と合致する更新対象の予定を検索します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに、検索した予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでメール本文からデータを抽出する際、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。受信するメールの形式に合わせて「更新後の日時」や「新しい場所」など、抽出したい項目を具体的に指定してください。
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードを指定することで、どのようなメールを受信した時にワークフローを起動させるか、条件を細かくカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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