Hubspotのフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する

■概要

HubSpotのフォームから問い合わせやデモの申し込みがあるたびに、Zoomミーティングの議題や説明を手動で更新する作業は手間がかかるものです。また、多くの対応に追われる中で、情報の転記ミスや更新漏れが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、指定したZoomミーティングの情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消し、スムーズなミーティング準備を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotのフォームを活用し、Zoomでの商談や面談を設定している営業担当者の方
• 手作業によるミーティング情報の更新に時間がかかり、日程調整業務を効率化したい方
• フォームの回答内容に合わせて、ミーティングの議題を自動で設定したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotのフォーム送信を起点にZoomの情報が自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報でミーティングを準備することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubspotとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubspotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの「レコードを取得する」を選択し、フォームから送信された情報を取得するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティング情報を編集」アクションを設定し、更新したいミーティングと、議題などの設定内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomの「ミーティング情報を編集」アクションでは、会議のトピック（タイトル）や議題（説明）を自由にカスタマイズすることが可能です。
• HubSpotフォームで取得した顧客名や問い合わせ内容などを議題に自動で反映させたり、定型の案内文をあらかじめ設定したりすることができます。

■注意事項‍

• Hubspot、ZoomとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。