Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してOutlookで送付する
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してOutlookで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、そこから請求書などの書類を作成して送付する定型業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業での書類作成や送付は、入力ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されるだけで、書類の作成からOutlookでのメール送付までを自動化し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報を基に、手作業で書類を作成し送付している方
- スプレッドシートからの書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方
- 定型的な書類発行業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新を起点に書類作成から送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- スプレッドシートからの転記ミスや送付漏れといった人為的なエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、書類発行機能のアクションを設定し、Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して指定の宛先に自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートやシートをIDで指定できます。
- 分岐機能では、「ステータスが”発行依頼”になったら」など、書類発行に進むための条件を自由に設定することが可能です。
- 書類発行機能では、あらかじめ用意した雛形に対して、Google スプレッドシートから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込めます。また、作成される書類名や保存先も任意に設定できます。
- Outlookでのメール送信では、宛先、件名、本文を自由に設定できます。件名や本文には、Google スプレッドシートから取得した顧客名などを変数として差し込むことで、個別最適化されたメールの自動作成が可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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