Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してOutlookで送付する

■概要

Google スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、情報が更新されるたびに手作業で書類を作成してからOutlookで送付する、という一連の業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からOutlookでのメール送付までが自動で実行されます。これにより定型業務から解放され、より生産性の高いコア業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの更新情報を基に、手作業で書類作成・送付を行っている方
• 顧客管理や請求業務などで、Outlookでの定型的なメール送信を効率化したい方
• 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートの情報更新を起点に書類発行とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや書類の添付間違い、宛先間違いなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」設定では、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
• Outlookの「メールを送る」設定では、送信先の他、メッセージ内容に固定値を入れたり、前段で取得したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。