■概要
Google スプレッドシートで顧客情報を管理する中で、情報の更新に合わせて書類を発行し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業による書類作成やSlackへのアップロードは、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類発行からSlackへのファイル送付までが自動で実行され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する顧客情報の更新に伴う書類発行を手作業で行っている方
- Slackでのファイル共有を頻繁に行っており、アップロード作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると自動で書類が発行、送付されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による書類作成やファイル添付の際に起こりうる、記載ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報をもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行された書類を指定したチャンネルやメンバーに送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した雛形（Google ドキュメントやスプレッドシート）を使用し、任意のレイアウトで書類を作成できます。
- Slackの「ファイルを送る」アクションでは、送信先のチャンネルやメンバーを指定できる他、メッセージ本文に固定のテキストや、前段の操作で取得した動的な値を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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