kintoneの情報をもとに見積書を作成してGmailで送付する

■概要

kintoneで管理している顧客情報をもとに、都度見積書を作成してメールで送付する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、宛名や金額、品目などの情報を手作業で転記するプロセスは、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の情報から見積書を自動で作成し、Gmailでの送付までをシームレスに自動化するため、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで顧客管理を行い、見積書作成と送付を手作業で行っている営業担当者の方
• 見積書作成時の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
• 定型的な書類作成・送付業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneの情報を基に見積書の作成からGmailでの送付までが自動化されるため、手作業での書類作成やメール作成にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になることで、金額や宛名の間違いといった入力ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneのレコード画面からフローを起動できるように設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を用いて見積書ファイルを作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書を添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、事前に作成した見積書テンプレートを指定します。このテンプレートを請求書や納品書、報告書などの雛形に変更することで、様々な書類作成に応用することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、件名や本文にkintoneから取得した会社名や担当者名といった情報を変数として差し込むことで、送付先に応じた内容のメールを自動で作成できます。

■注意事項

• ‍‍kintone、Googleスプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。