Wixで見積書が承諾されたら、Boxのファイル名を更新する

■概要

Wixで見積書が承諾された後、Boxに保管している関連ファイルを探し出し、手動でファイル名を更新する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Wixでの見積書承諾をきっかけに、Box内のファイル名を自動で更新することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixで見積書を作成し、Boxで案件に関するファイルを管理している営業担当者の方
• 見積書承諾後のファイル名変更といった、手作業による定型業務を効率化したい方
• 手作業によるファイル名の更新ミスや、対応の漏れを未然に防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixで見積書が承諾されると自動でBoxのファイル名が変更されるため、これまで手作業で行っていたファイル検索や更新の手間を省くことができます。
• 手作業によるファイル名の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「見積書が承諾されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでBoxの「特定フォルダ内のコンテンツを検索」アクションを設定し、更新対象のファイルを探します。
4. 最後に、同じくBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、前のステップで見つかったファイルの名称を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでファイルを検索するアクションにおいて、検索対象とするフォルダのIDは任意で設定してください。
• また、更新したいファイルを特定するための検索キーワードも、任意の内容で設定することが可能です。

■注意事項

• Wix、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。