kintoneで特定のステータスに更新されたら契約書を作成し、Slackで通知する

■概要

kintoneで管理している案件のステータスが「成約」に変わった後、契約書を作成して関係部署に共有する作業は、重要でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。この一連の作業に時間がかかったり、通知漏れが発生したりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、契約書の自動作成からSlackでの通知までを連携させ、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneでのステータス更新後、手作業での契約書作成や共有に手間を感じている営業担当者の方
• 契約書作成から通知までのプロセスを自動化し、業務の迅速化と標準化を図りたいと考えている方
• 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、契約関連業務の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータスが更新されると契約書作成と通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うので、手作業による情報転記のミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書に記載する情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとに契約書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された契約書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形書類を指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
• Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知するチャンネルIDや、どの案件の契約書が作成されたかといったメッセージ内容を自由に設定してください。

■注意事項‍

• kintone、Googleドキュメント、SlackとYoomを連携してください。
• 事前に契約書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。