Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、GoogleDriveのファイル説明を更新する

■概要

Microsoft Teamsでの重要な連絡事項を、関連するGoogle Driveのファイル説明に手作業でコピー＆ペーストしていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや更新忘れの原因となり、チームの情報共有に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿をきっかけに、Google Drive上のファイル説明を自動で更新できます。これにより、情報管理の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの連絡内容を、Google Driveのファイル情報に手動で反映させている方
• 複数人でのファイル管理において、情報の更新漏れや属人化を防ぎたいチームリーダーの方
• Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、自動でGoogle Driveのファイル説明が更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャンネルへの投稿を検知するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、Microsoft Teamsの投稿内容からファイル名や更新内容など、必要なデータを抽出します。
4. その後、オペレーションでGoogle Driveを選択し、抽出したデータをもとに更新対象のファイルを検索します。
5. 最後に、Google Driveの「ファイル情報を更新する」アクションを設定し、抽出した内容でファイルの説明文を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、投稿を検知する条件や通知の対象となるチャンネルを任意で設定してください。
• Google Driveでファイルの説明を更新する際、どのファイルを対象とするか、ファイル名やIDなどの条件を任意で設定できます。
• AI機能でMicrosoft Teamsの投稿からデータを抽出する際に、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GoogleDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。