Notionで特定のステータスに更新されたら、ChatGPTで契約書の草案を作成してOutlookで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

ChatGPT

を自動連携できます。

■概要

Notionで案件管理を進める中で、契約書の作成や関係者への共有を手作業で行っていませんか？ステータスが更新されるたびにChatGPTで文章を生成し、Outlookでメールを作成・送信する作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をきっかけに、ChatGPTによる契約書草案の作成からOutlookでの自動送信までを一気通貫で自動化し、契約業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Notionで管理している案件のステータスに応じて、契約書作成を行っている法務や営業担当者の方
ChatGPTを活用した文章作成業務を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
Notionのデータベース更新を起点に、Outlookでのメール送信などを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Notionのステータスを更新するだけで、ChatGPTでの契約書作成からOutlookでの送信までが自動で実行され、手作業の時間を短縮できます。
手作業によるコピー＆ペーストのミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Notion、ChatGPT、OutlookをYoomと連携します。
次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したステータスが特定の値の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに契約書の草案を作成します。
最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成された契約書草案を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
分岐機能では、Notionから取得したページのステータス情報などをもとに、ワークフローを実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
ChatGPTのアクションでは、生成したい文章の内容に応じて、プロンプトや利用するモデルなどを任意で設定できます。
Outlookのアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定でき、本文には固定値だけでなくNotionから取得した情報などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

Notion、ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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使用しているアプリについて

ChatGPT

YoomではChatGPTのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、SlackやChatworkなどのチャットツールから直接ChatGPTと会話ができるようにしたり、ChatGPTと他SaaSをノーコードで簡単に連携することができます。議事録の要約や、メール文面からのテキスト抽出、商品説明文の作成など、様々な用途でChatGPTを活用することが可能です。

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