■概要
請求書発行の依頼メールが届くたびに、内容を確認して手作業で請求書を作成していませんか？この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるうえに転記ミスのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、ChatGPTが自動で請求書の草案を作成しSlackへ通知します。請求書作成に関する一連の業務を自動化し、作業負担を軽減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った依頼をもとに、手作業で請求書を作成している経理担当者の方
- ChatGPTを活用して請求書作成の効率化を図りたいと考えている営業事務担当者の方
- 手作業による請求書作成の工数や、転記ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで請求書の草案が自動で作成されるため、これまで手作業での作成にかかっていた時間を短縮できます。
- メール内容の確認や転記といった手作業が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、抽出した情報をもとに請求書の草案を生成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された請求書の草案を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するメールを特定するためのキーワードや、メールをチェックする間隔を任意で設定してください。
- OCR機能では、どのテキスト（Gmailで受信したメールの本文など）から、どの項目（例：宛名、金額、品目）を抽出するかを任意で指定できます。
- ChatGPTに請求書の草案を生成させる際のプロンプト（指示内容）は、任意のテキストで設定が可能です。
- Slackでの通知アクションでは、通知先のチャンネルIDや、投稿するメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
