Microsoft Teamsで特定のキーワードが投稿されたらChatGPTで情報を整理し、PDFを生成してアップロードする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

ChatGPT

を自動連携できます。

■概要

Microsoft Teamsでの議論や報告は活発になる一方で、後から重要な情報を見返したり、議事録としてまとめたりする作業に手間を感じていませんか。手作業での転記や要約は、時間もかかり、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定のキーワードが投稿された際に、ChatGPTが自動で情報を整理しPDFを生成、指定のチャネルにアップロードまでを完結させることができ、情報共有のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Microsoft Teams上でのコミュニケーション内容を、手作業で議事録やレポートにまとめている方
ChatGPTを活用して、定型的なドキュメント作成を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
チーム内の情報共有を円滑にし、確認作業の属人化を防ぎたいと考えているプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

Teamsでの投稿を起点に情報整理からPDFでの資料生成までが自動化されるため、手作業での資料作成に費やしていた時間を短縮できます。
ChatGPTが設定した指示内容に基づいて常に一定の品質で要約や整理を行うため、担当者によるアウトプットのばらつきや転記ミスを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、ChatGPT、Microsoft Teams、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションの分岐機能で、特定のキーワードが含まれている場合に後続のアクションに進むよう設定します。
次に、オペレーションでChatGPTを選択し、Teamsの投稿内容を要約・整理するよう指示を設定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、事前に用意したテンプレートにChatGPTの生成内容を反映させてPDFを発行します。
最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、生成されたPDFを指定のチャネルにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Microsoft Teamsのトリガー設定では、投稿を検知するチャネルを任意で設定してください。
分岐機能では、自動化のきっかけとしたいキーワードや条件を自由に設定することが可能です。
ChatGPTに送信するプロンプト（指示内容）は、議事録形式や箇条書きでの要約など、目的に合わせて任意の内容にカスタムしてください。
Google スプレッドシートで用意するPDFの雛形は、自社のフォーマットに合わせて任意で設定することが可能です。

■注意事項

ChatGPT、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
詳しくはOpenAIの「API料金」ページをご確認ください。
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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使用しているアプリについて

ChatGPT

YoomではChatGPTのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、SlackやChatworkなどのチャットツールから直接ChatGPTと会話ができるようにしたり、ChatGPTと他SaaSをノーコードで簡単に連携することができます。議事録の要約や、メール文面からのテキスト抽出、商品説明文の作成など、様々な用途でChatGPTを活用することが可能です。

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