■概要
Boxに保存された契約書や報告書の内容を確認し、関係者に共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に、ファイルを開いて手作業で情報を抽出し、要約して通知するプロセスは時間がかかる上に、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRで文字情報を読み取り、ChatGPTが内容を要約し、Discordに自動で通知するため、こうした情報共有のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存された契約書や請求書の内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCRやChatGPTを活用して、日々の定型的な文書処理業務を効率化したい方
- Discordを使って、チームへの重要な情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納から要約、通知までが自動化され、手作業での内容確認や転記にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報の読み取りミスや要約の抜け漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」といったアプリトリガーを設定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTの「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、Discordの「チャンネルにメッセージを送信する」アクションで、生成された要約テキストを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
- Boxのファイルダウンロードのアクションでは、ダウンロード対象のファイルのコンテンツIDを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取りたいファイルのページ指定や、抽出したい項目などを自由に設定できます。
- ChatGPTに要約を依頼する際、「箇条書きで要約して」など、メッセージ内容（プロンプト）を編集して出力形式を指示できます。
- Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルIDを指定したり、メンションを含むメッセージ内容を自由に設定したりできます。
■注意事項
- Box、ChatGPT、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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