Googleフォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

■概要

Googleフォームで受け取った請求書や申請書などのファイル、その内容を目で確認して手入力で転記し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付されたファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容をMicrosoft Teamsに通知できるため、こうした手作業のプロセスを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルの内容確認や転記に手間を感じている方
• ファイルの内容を手作業でMicrosoft Teamsに共有しており非効率だと感じている方
• 請求書や申請書の処理フローを自動化し、ヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出からOCRでの内容読み取り、通知までを自動化し、手作業による確認や転記の時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちな読み間違いや入力ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでファイル操作の「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、氏名や日付、ファイルのアップロード項目など、収集したい情報に応じて質問内容を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取ったテキスト全体から、特定の項目のみを抽出するよう任意で設定することも可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を組み込めます。