Microsoft Teamsから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する

■概要

Microsoft Teamsで受け取った請求書などのファイルを、都度kintoneへ手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsにファイルが投稿されるだけで、OCRが自動で内容を読み取りkintoneへ登録するため、定型業務の効率化やミスの発生を低減するための有用ツールとなるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取ったファイルをkintoneへ手作業で入力している方
• 書類の転記作業における入力ミスや確認作業に手間を感じている経理や営業事務の方
• OCR技術を活用して、紙やPDF書類のデータ化を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点にkintoneへの登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、kintoneをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能を選択し、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を選択し、投稿されたファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、kintoneの「レコードを追加する」を選択し、抽出したデータをkintoneの指定アプリに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、「ファイルが添付されている場合のみ」といった、処理を実行する条件を任意に設定・追加できます。
• OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、請求書番号や金額などの抽出したい項目を任意でカスタム設定することが可能です。
• kintoneにレコードを追加する際、OCRで抽出したどの情報をどのフィールドに登録するか、変数を活用して自由にマッピングできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。