Gmailで送付された保険証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailで受け取った保険証の画像を都度開き、内容を目視で確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された保険証画像をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く保険証画像の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 保険証情報の入力作業における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業での転記時間を短縮します。
• 手作業によるデータ入力で発生しがちな、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された保険証ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のセルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。
• OCR機能では、保険証画像から読み取る氏名や記号、番号など、抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、任意のスプレッドシートとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタム可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。