フォームの受信内容を文字コードに変換し、Google スプレッドシートでレコードを追加する

■概要

フォームから収集した情報をGoogle スプレッドシートに入力する際、手作業による転記や文字コードの変換に手間を感じていませんか？特に、異なるシステム間でデータをやり取りする際に文字化けが発生し、その都度修正が必要になることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームの受信内容を指定した文字コードに自動で変換し、Google スプレッドシートへスムーズにレコード追加できるため、こうしたデータ処理の煩雑さを解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集した回答の文字コード変換とGoogle スプレッドシートへの入力に手間を感じている方
• 手作業によるデータ入力や変換作業でのミスを減らし、データの正確性を高めたい方
• 定型的なデータ処理業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答受付から文字コード変換、Google スプレッドシートへの記録までが一気通貫で自動化されるため、手作業にかかる時間を削減できます。
• 自動処理により、文字コードの変換忘れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォームを作成」機能を選択し、データ収集用のフォームを設定します。フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでYoomの「AI機能：テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受信した特定のテキストデータを指定の文字コードに変換するようプロンプトで指示します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字コード変換後のデータを指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるYoomフォームは、設問項目やデザインなどを自由にカスタマイズして作成してください。
• AI機能のプロンプト設定では、変換したい文字コードの種類を指定するだけでなく、フォームから取得したどの値をどのように処理するかなど、詳細な指示を自由に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートへのレコード追加オペレーションでは、対象のスプレッドシートID、シート名、データを追加するテーブル範囲などを任意で指定してください。

■注意事項

・Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。