Google Driveに文書が格納されたら、AIで要約してGoogle スプレッドシートの管理シートに追加する

■概要

Google Driveに日々格納される大量の文書、その内容把握や情報共有のための要約、そして管理シートへの転記といった作業に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Google Driveに新しいファイルが追加されると、AIが自動で内容を読み取り要約し、その結果をGoogle スプレッドシートの管理シートへ自動的に追加するため、こうした課題を効率的に解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存される文書の内容確認や整理に時間を要している方
• AIを活用して文書の要約作業を自動化し、情報共有を迅速化したい方
• Google スプレッドシートでの文書管理を手作業で行い、入力ミスや手間を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加からAIによる要約、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• AIによる自動処理のため、文書内容の確認漏れや要約の質のばらつき、転記時の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を抑えます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を元に内容を要約します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された内容などを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で画像やPDFファイルから文字を読み取る際に、使用するAIの種類を任意で選択し設定することが可能です。
• AI機能で文書の要約を行う際に、要約の文字数やトーン、含めるべきポイントなど、要約の条件を任意で細かく設定できます。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。