Gmailで送付された免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

本人確認などで受け取る免許証の画像を、目視で確認し手作業で情報を転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した免許証の画像をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。これにより、面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った免許証の情報を手作業で管理しているご担当者の方
• Google スプレッドシートへのデータ手入力に非効率を感じている方
• 本人確認書類のデータ化を自動化し、作業精度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで、免許証情報の読み取りから転記までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、氏名や住所の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、受信メールに添付された免許証の画像を読み取るよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに新しい行として追加するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、免許証の画像から読み取る項目（氏名、住所、生年月日など）を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートへのレコード追加では、出力先のスプレッドシートID、シート名、書き込みたいテーブルの範囲などを任意で指定できます。

■注意事項

・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。