■概要
日々の業務でOutlookに届く大量のメール、特に返信が必要な問い合わせ対応に追われていませんか。一件ずつ内容を確認し、適切な返信文を作成する作業は、時間と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーとして、Perplexityが自動で返信文案を生成するため、メール対応にかかる工数を削減し、業務全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの顧客対応や問い合わせ返信に多くの時間を費やしているご担当者の方
- Perplexityを活用して、迅速かつ質の高いメール返信業務を実現したいと考えている方
- 手作業による返信業務を自動化し、より優先度の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信後、Perplexityが返信案を自動で生成するため、これまで文案作成に費やしていた時間を短縮できます。
- あらかじめプロンプトを設定することで、AIが生成する返信文のトーンや内容を標準化でき、担当者による品質のばらつきを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとPerplexityをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「新しいメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの本文などを基に返信文案を生成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Perplexityが生成したテキストを本文に含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定し、そのフォルダにメールが届いた際にフローを起動させることが可能です。
- Perplexityのオペレーションでは、使用するモデル名やAIへの指示（システムプロンプト、ユーザープロンプト）を任意で設定できます。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由にカスタマイズでき、Perplexityが生成した文章のほか、トリガーとなったメールの情報などを差し込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、PerplexityのそれぞれとYoomを連携させてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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