■概要
日々大量に届くメールへの返信対応に、時間や手間がかかると感じていませんか。特に定型的な問い合わせに対して、毎回文面を考えるのは非効率です。 このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、PerplexityとChatGPTが連携して最適な返信文を生成し、自動で送信します。AI駆動型のメール応答生成を実現することで、返信業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせ対応など、日々多くのメール返信業務を行っているカスタマーサポート担当者の方
- AIを活用したメール応答の生成プロセスを自動化し、業務効率を向上させたい方
- 複数のAIを組み合わせて、より精度の高いAI駆動型のメール応答を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信を起点にAIが応答文を自動生成して送信するため、これまで手作業で行っていたメール対応の時間を短縮できます
- AIが常に一定の品質で応答文を生成するため、担当者による対応のばらつきや属人化を防ぎ、応答品質の均一化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Perplexity、ChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、受信したメールの内容をもとに質問に関する情報を収集するよう設定します
- さらに、オペレーションでChatGPTを選択し、Perplexityが検索・整理した情報をもとに、応答文を生成するよう設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成された回答を本文としてメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されるフォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください
- Perplexityの設定では、関連情報の検索や要約などを行うための使用モデルやプロンプト（指示文）を任意で設定してください
- ChatGPTの設定では、応答文生成のトーンなどを調整するため、使用するモデルやプロンプトを任意で設定してください
■注意事項
- Outlook、Perplexity、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります 。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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