■概要
Boxにアップロードされた保険証などの書類情報を、一つひとつ確認して手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxにアップロードされた保険証の画像からOCR機能で自動的に文字情報を読み取り、Google スプレッドシートへスムーズに追加できるため、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードされた保険証などの書類情報を手作業で転記している方
- OCR機能を活用して、紙や画像データの文字起こし業務を効率化したい方
- Google スプレッドシートでの情報管理を自動化したい総務・人事担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを機に、文字情報の読み取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防止し、データの正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、保険証などのファイルがアップロードされる対象フォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、保険証の画像からどの項目（記号、番号、氏名など）を抽出するか、読み取りたい範囲を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートでは、出力先のスプレッドシートとシートを指定でき、OCRで抽出したどの情報をどの列に追加するかなどを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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