フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する

■概要

フォームからの問い合わせや申し込み後、添付ファイルの内容を確認し、手動でZoomミーティングを設定する作業は手間がかかる上に、対応の遅れや転記ミスにつながりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルの内容がOCR機能によって自動で読み取られ、その情報をもとにZoomミーティングが即座に作成されるため、迅速かつ正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応で、添付ファイルの確認と日程調整に手間を感じている営業やカスタマーサポート担当の方
• 手作業によるZoomミーティング設定での、URLの払い出しミスや参加者情報の入力間違いを防止したい方
• 申し込みからオンライン面談までを自動化し、顧客体験を向上させたいと考えている事業責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からZoomミーティング作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の日程調整業務の時間を短縮できます。
• 手作業での情報確認や転記が不要になることで、日時や参加者情報の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目を設けます。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受信したファイルを指定して「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を活用してミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（氏名や連絡先など）を任意で指定することが可能です。
• Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるZoomアカウントのメールアドレスを任意で設定できます。

■注意事項

・ZoomとYoomを連携してください。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。