■概要
本人確認のためにOutlookで受け取った免許証の画像を確認し、手作業で情報をリストに転記する業務は手間がかかる上に、見落としや入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された免許証の画像をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る本人確認書類の情報を手作業で転記・管理している方
- 免許証などの画像データからGoogle スプレッドシートへの転記作業を効率化したい方
- 本人確認業務におけるヒューマンエラーを減らし、業務品質の向上を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのメール受信を起点に、OCRでの読み取りから転記までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高められます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードした免許証画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、免許証画像から読み取りたい項目（氏名、住所、生年月日など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際には、対象のスプレッドシートID、シート名、情報を書き込むテーブルの範囲を自由に設定してください。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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