■概要
Googleフォームで回収した免許証などの本人確認書類の内容を、一つひとつ目視で確認し、手作業でリストに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付された免許証の画像をOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで回収した免許証情報の手入力作業を自動化したいと考えている方
- 本人確認書類の転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できずお困りの担当者の方
- 手作業による入力ミスを防止し、正確な顧客・従業員データベースを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からスプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮します。
- OCRによる自動読み取りと転記を行うため、目視確認や手入力による記載漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された免許証の画像ファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、文字数に応じたアクションや、抽出したい項目（氏名、住所など）、利用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で指定できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、OCRで読み取ったどの情報を、Google スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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