Outlookで送付されたミルシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookに添付されてくるミルシート（品質保証書）の内容確認や、Google スプレッドシートへのデータ転記を手作業で行い、手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたミルシートをOCRで自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ情報を追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するミルシートの管理に手間を感じている品質管理や購買担当者の方
• Google スプレッドシートで製品情報を管理しており、手入力によるミスを減らしたい方
• 日々の定型業務を自動化して、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」を設定し、特定の件名や差出人など、条件を指定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」を順に設定します。
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたミルシートファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、前段のAI機能で抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCR設定では、ミルシートのフォーマットに合わせて、製品名やロット番号、検査日といった文字を読み取る抽出項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、どの列にどの情報を追加するかを、前段のオペレーションで取得した値を埋め込みながら設定が可能です。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。