BoxにアップロードされたミルシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Boxで管理しているミルシート（鋼材検査証明書）について、内容の確認や別システムへのデータ転記が手作業で発生し、手間を感じているのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにミルシートがアップロードされるとAI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。定型的な転記作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管されたミルシートの内容を、目視で確認し転記している製造・品質管理部門の方
• ミルシートのデータ入力作業において、入力ミスや抜け漏れなどの課題を感じている方
• 紙やPDFで受領する書類のデータ化と管理を、より効率的に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りから転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するAI-OCR機能（画像・PDFから文字を読み取るオペレーション）は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではご利用いただけないためご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただけます。この機会にぜひ実際の使用感をご確認ください。