■概要
取引先からフォームで送付されるミルシートの管理に、手間や時間を要していませんか？特に、添付されたファイルを開き、内容を確認してスプレッドシートに転記する作業は、ミスが発生しやすく非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるとAI-OCRが自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、一連の作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取るミルシートの内容を手作業でスプレッドシートに転記している方
- 書類の確認とデータ入力作業に時間を費やしており、コア業務に集中したいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、品質管理や購買データの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、OCRによる文字情報の読み取りからGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ミルシートを添付するためのファイルアップロード項目などを作成します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったミルシートのファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のセルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランではオペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランは2週間の無料トライアルをご利用いただけます。無料トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をお試しいただくことが可能です。
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