■概要
フォームで受け取ったPDF形式の書籍や資料の情報を、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたPDFファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、Google スプレッドシートにデータを直接追加できます。面倒な手作業をなくし、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けたPDFの内容を手作業でデータ入力しているご担当者の方
- 書籍情報や文献リストなどをGoogle スプレッドシートで管理している方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにPDFのOCR処理と転記が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手による転記作業が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルが添付される「回答フォーム」を設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「本データを読み取る」アクションでフォームに添付されたPDFからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定で、実際に利用するフォームを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数に応じたアクションの変更や、抽出したい項目、使用するAI、書類の言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する設定では、抽出したどの情報をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するか、レコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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