フォームに添付された本のPDFデータをOCRして、Google スプレッドシートに追加する

■概要

フォームで受け取ったPDF形式の書籍や資料の情報を、一つひとつ手作業でスプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたPDFファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、Google スプレッドシートにデータを直接追加できます。面倒な手作業をなくし、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けたPDFの内容を手作業でデータ入力しているご担当者の方
• 書籍情報や文献リストなどをGoogle スプレッドシートで管理している方
• OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけにPDFのOCR処理と転記が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手による転記作業が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、PDFファイルが添付される「回答フォーム」を設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「本データを読み取る」アクションでフォームに添付されたPDFからテキスト情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定で、実際に利用するフォームを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、読み取る文字数に応じたアクションの変更や、抽出したい項目、使用するAI、書類の言語などを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートにデータを追加する設定では、抽出したどの情報をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するか、レコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。