Outlookで受信したPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookに届く請求書や注文書などのPDFファイル。その都度ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートに手入力する作業に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFの文字情報をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加することが可能です。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届くPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 請求書などのデータ入力業務における、入力ミスや確認漏れをなくしたいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、添付PDFの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業での転記にかかる時間を削減します。
• 人の手によるデータ入力作業をなくすことで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 続いて、取得した情報をもとにOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で情報を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先となるスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。