フォームで受け取ったPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

取引先からフォームで送られてくる請求書や申込書などのPDF。その内容を確認し、手作業で管理用のシートに入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取ったPDFファイルからOCR機能で自動的に文字情報を抽出し、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加できます。これにより、面倒な手入力作業からの解放が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取るPDFの内容を手作業で転記しているバックオフィス担当者の方
• OCRを活用したデータ入力の自動化によって、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受信したPDFの内容をOCRが自動で読み取り転記するため、手入力にかかる時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付が可能なフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームで受け取ったファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取りに使用するAIエンジンを任意で選択でき、読み取る書類の種類に応じてエンジンを使い分けることで、精度や処理速度の調整が可能です。
• Google スプレッドシートで「レコードを追加する」アクションを設定する際には、スプレッドシートIDとシートID、さらにOCR機能で取得した情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。