■概要
フォームで受け取った見積書の内容を確認し、Google スプレッドシートへ手入力で転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った見積書をOCR機能で自動的に読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ情報を追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由の見積書をGoogle スプレッドシートで管理している経理や営業事務の方
- 見積書データの転記作業を自動化し、手作業による入力ミスをなくしたい方
- 定型的なデータ入力業務を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に見積書の情報が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、金額の打ち間違いや項目の入力漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、見積書ファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取った見積書ファイルを読み取り対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、見積書のファイル添付以外にも、担当者名や備考といった質問項目を自由に追加・修正することが可能です。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、ファイルの添付方法や読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を自由に指定できます。また、どの列にどのデータを追加するかも設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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