■概要
従業員の健康診断書をフォームで受け取った後、内容を確認してスプレッドシートに手入力するのは、手間がかかる上に転記ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け取った健康診断書のPDFファイルからAI-OCR機能で必要な情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ自動で追加することが可能です。これにより、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書の内容を手作業で転記しており、入力ミスや工数に課題を感じている労務担当者の方
- 従業員の健康データをGoogle スプレッドシートで管理しており、入力作業を効率化したい方
- 紙やPDFの書類から文字情報を抽出し、データ化する業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取った健康診断書からOCRで情報を自動抽出し転記するため、手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー」を選択し、健康診断書のPDFファイルを添付する項目などを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象のファイルや、抽出したい情報の項目（氏名、特定数値など）、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加したいスプレッドシートやワークシートを指定し、どの列にどの情報を追加するかをカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
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