■概要
フォームで受け取った契約書や申込書の内容を、一件ずつ確認しながら手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、フォームから送信された契約書ファイルをOCRで自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートに情報を追加できるため、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取る契約書や申込書の内容を手作業で転記している方
- Google スプレッドシートでの契約管理で、入力ミスや漏れをなくしたい方
- OCRを活用して、紙やPDF書類のデータ化業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、契約書の読取りから転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、契約書ファイルなどを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを読み取り対象として指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をスプレッドシートの指定した列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたい契約書の項目（会社名、契約日、金額など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCRで読み取ったどの情報をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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