フォームで受信した文書ファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Webフォームで受け取った申込書や請求書などのファイル、その内容を確認してシステムに手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、フォームで受信したファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした転記作業の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った書類の内容を、手作業でデータ入力している総務や経理担当の方
• 書類の転記作業における入力ミスや確認作業の工数を削減したいと考えている方
• OCRを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探しているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受信したファイルの内容をOCRで自動的にテキスト化し、転記作業を自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルアップロード項目を含むフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のセルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、読み取りたいファイルのどの部分のテキストを抽出するかを任意で指定できます。
• Google スプレッドシートへの書き込み設定では、対象となるスプレッドシートのID、シート名、そしてOCRで読み取ったどのデータをどの列に追加するかといったマッピングを任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。