■概要
フォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイル、その内容を目で確認しながら手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、添付されたPDFファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、Google スプレッドシートへ内容を追加する一連の流れを自動化します。面倒なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取ったPDFの内容を手作業でデータ化している担当者の方
- OCR処理とGoogle スプレッドシートへの入力を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの内容確認からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記で発生しがちな入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、PDFファイルなどを添付できる入力フォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーのフォームで送信されたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のセルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能の設定では、業務内容に合わせて質問項目を自由に追加したり、編集したりすることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取りたいPDFのファイル形式や、特定の項目のみを抽出する設定、使用するAIエンジンや言語などを任意で指定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先のファイル（スプレッドシートID）やタブ名、データを書き込むテーブル範囲を自由に設定できます。OCRで読み取ったどのデータをどの列に追加するかも指定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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