フォームから送信されたタイムカードPDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

毎月のタイムカード提出、その後の集計作業に手間を感じていませんか？PDFで送られてくるタイムカードの内容を目で確認し、手作業で転記するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームから送信されたタイムカードのPDFをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• タイムカードのPDFを目視で確認し、手入力で集計している人事・労務担当者の方
• Google スプレッドシートで勤怠管理を行っており、入力作業の自動化を検討している方
• 紙やPDFベースの勤怠管理業務を効率化し、DXを推進したいと考えている管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームから送信されたPDFの内容が自動で転記されるため、勤怠データの集計作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや読み飛ばしなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、タイムカードPDFを添付・送信するためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信されたPDFのテキストを抽出します。
4. 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、「繰り返し処理する」アクションで、読み取ったデータを行ごとに処理できるように設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、従業員名や提出日など、業務に合わせて質問項目を自由に追加・修正できます。
• OCR機能では、タイムカードのフォーマットに合わせて、抽出したい項目や使用するAI、言語などを任意で設定してください。
• 繰り返し処理機能では、OCRで読み取ったどの値を対象に処理を繰り返すか、任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先のファイルやタブ、書き込むデータの範囲などを任意で指定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。