フォームで送信された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

海外との取引で受け取る英語の請求書や契約書など、フォームで受信した書類の内容を手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、言語の壁や手作業による入力ミスは、業務の正確性を損なう原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された英語ドキュメントをAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートに内容を記録できます。これにより、課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信した英語の書類を、手作業でデータ入力している方
• OCRツールの操作や、抽出後のテキストを転記する作業に手間を感じている方
• 英語ドキュメントの処理を効率化し、入力ミスや確認の工数を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からデータ入力までが自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、英語の読み間違いによるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ドキュメントをアップロードする項目を含んだフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFを読み取る」アクションで、フォームに添付されたファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのアクション設定で、OCR機能によって抽出したテキストデータを、どのシートのどの列に記録するかを任意で設定してください。
• OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ‍OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。