■概要
Boxにアップロードされた処方箋の情報を、都度Google スプレッドシートへ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Boxに処方箋ファイルがアップロードされると、OCR機能が内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシートで処方箋データを管理し、手入力の作業に課題を感じている方
- 処方箋の読み取りとデータ入力にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFからのデータ抽出業務そのものを自動化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読み取りからGoogle スプレッドシートへの追記までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした処方箋ファイルを指定して内容を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を特定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、処方箋がアップロードされる監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能の設定では、処方箋ファイルから抽出したい項目（氏名、日付、薬品名など）を自由にカスタムできます。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加するスプレッドシートや対象のシートを任意で指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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